Электронные учетные карточки для бумажного архива

> brigval
Решение, возможно, действительно простое.
Однако есть ряд моментов:
1. (Пожалуй самое главное) Отсутствие у архивариуса опыта работы не только в Excele, но даже на компьютере вообще. Соответственно, интерфейс должен быть интуитивно понятен с диалоговым запросом необходимой информации.
2. Ненаглядность выводимой информации, малая автоматизация (та же простановка текущей даты), большая вероятность случайного повреждения информации.
3. Может все-таки есть бесплатная программа :)

:)

Что может быть нагляднее элементарной таблицы?!

Сотрудник, научившийся работать в Excel на голову выше того, который только нажимает на кнопки. Смотрите вперед. Научите человека работать в классической программе. И когда у Вас появится возможность установить программу с базой данных, Вы уже будете иметь подготовленного работника.

Нельзя поручать архивариусу большую автоматизацию, если он и на компьютере не работал.

1 Пусть при каждой выдаче архивариуса распечатывает необходимый  участок таблицы и дает на подпись принимающему КД (все равно тот должен где-то раписаться!). Естественно у себя архивариус оставляет бумажную копию.
2 Поручите архивариуса после каждой выдачи КД делать копию всего файла в отдельную папку под другим именем (добавьте в имя дату и порядковый номер выдачи, если в один день была не одна выдача).
3 Раз в неделю пусть делает копию хотя бы на дискетку. Дискету передает на хранение в другое помещение.
И потеря информации будет 0,0%
Без организационных мер, только прграммой (любой!), вы никогда не достигните 100% сохранности информации.

Скорее всего, программу под Ваш компьютер, Вашу организацию, и Вашего архивариуса Вы не найдете.
Лучше всего начинать с простых и понятных вещей...

> Евгений, Екатеринбург
"...она не вечна (бабушка)..." :(

Конечно же, Excel здесь не пойдет. Нужна Standalone программа. Именно такая программа позволит работать легко и просто, хоть "бабушке", хоть "девочке".
Карточки и прочее хранить в БД. Не в плоской таблице, а в совокупности таблиц, включая различные справочники. Формат БД можно использовать любой, но лучше Access - позволит хранить разные типы данных (например, растры) и, в перспективе, легко мигрировать на SQL. А движок MDAS будет работать и на слабой машине.
СУБД Acces из офисного набора в качестве инструмента и среды использовать не стоит. Это любительское решение и реализовывать его будет, скорее всего, любитель. Возможно в Access разработать структуру, но рабочая программа должна быть автономной.
Вообще это работа уровня студенческого курсового. Все можно сделать за 1 месяц (без занесения карточек). А потом всю жизнь совершенствовать по мелочам. Из месяца примерно 2 недели должны уйти на разработку структуры БД и выяснение технологии работы. Возможно, что и в бумажном виде она не оптимальная.
Инструмент может быть любой, но умеющий создавать EXE-файлы. Delphi, FoxPro,  VB  (в порядке предпочтительности). В Delphi в сотни раз больше очень удобных компонентов для работы с данными. Fox и VB - ограничение "решениями Microsoft".

Привет!
Почитал топик :) Все, что изложено (и чем дальше, тем больше) приводит к однозначному решению создания электронного архива и документооборота. Дело хорошее и нужное. Занимаемся проработкой этого вопроса. И сеть у нас есть.
Но особенности ситуации в следующем: есть старая машина, которую невозможно подключить к сети (нет точки, да и из етхнических сображений). На машине процессор 486 с частотой 100 МНz. ОЗУ 16 метров. Жесткий диск 320 мегабайт ;) Так как она дышит, то и выкинуть жалко. Вот и появилась идея куда-нить пристроить бедолагу. (Как точно подмечено - свести 2-х бабушек, чтобы им было вечелее :)) ).
Нам не надо на этумашину заносить весь архив. Надо просто вести кто и когда взял чертеж. Если приходит кто-то за чертежом, то сперва проверить не находится ли он у кого на руках. А затем идти дальше искать на полках в соответствующих папках.
Что касается вопросов уважаемого Евгения. то могу сказать следующее:
1.

Численность ПКБ при предприятии 40 человек. Кроме того в архиве есть карточки на специалистов предприятия (механиков, начальников цехов). В общей сумме всего человек около 100.
2.

Описал выше. Задача минимальная.
3.

Вопрос тянет на большой проект :) Если кратко, то система такова: есть инвентарная книга. Номера инвентарные для чертежей присваиваются еще на стадии разработки. После завершения проекта подлинник и одна копия поступают в архив, о чем делается отметка в регистрационной книге. В архиве хранится документация в папках по инвентарным номерам и по цехам, к которым она относится.
Если человек приходит за документацией для работы, то инвентарный номер записывается на его карточку (бумажную), он оставляет подпись. При этом проставляется дата, когда он взял. После возврата номер просто вычеркивается из карточки. (как в библиотеке).
4.

Думаю, что описал выше.
5.

Основными хотелками считаю:
- интерфейс через диалог, а не таблицы
- хранение данных в связанных таблицах БД
- возможность частичной автоматизации (простановка текущей даты, выбор фамилий из списка)
- возможность создания основных отчетов (список на конкретного сотрудника с возможностью фильтраци по сроку нахождения документации на руках, тоже самое для отделов и всех карточек)
- возможность распечаток (отчетов, отдельных карточек ...)
Я уже склоняюсь к мысли слепить сие чудо под Access. Но, опять же повторюсь: цель моего поста была выяснить, есть ли в природе готовые программы (может быть даже библиотечные) для ведения учетных карточек, согласно описанных мной "хотелок".

Существенное замечание!

> Alexey
Я попытался подсказать Вам с чего можно было бы начать с Вашим компьютером и Вашим архивариусом, исходя из своего опыта и своих наблюдений на разных предприятиях. Но, кажется, у Вас более глобальные задачи, чем найти применение старому компьютеру. Удачи!

> [Re:] Alexey
Программ много в софтовых каталогах, но подобрать хорошую практически невозможно. Потому что хорошие - за деньги.
Попробуйте "Универсальный каталогизатор" - UniCAT. Адрес не помню, Яндекс подскажет. Это хорошая программа, позволяющая каталогизировать что угодно без особых формальных ограничений. "Бабушка" быстро освоит.
Но это "непромышленное" решение. Позже поймете, что то же надо делать на основе СУБД.

> Евгений, Екатеринбург
Embedded удобно использовать на локальной машине без установки клиента Firebird. База используется локально, как какая-нибудь DBF. Пользователь не боится, а это частенько бывает из-за суеверий. В этом случае свой дистрибутив может быть без "сервера".
Embedded использую и для просмотра GDB в Total Commander.
Потом можно перенести GDB на сервер, и эта же клиентская программа (на другом ПК, где есть настоящий клиент) будет работать с удаленной базой.  Конечно embeded gds32 надо убрать.
Строку коннекта я тоже храню в INI.
> зачем птиц будет справляться с экселем
Неудачно выразился. Смысл в том, что когда сразу предлагаешь забыть про использование Excel как базы данных, и сразу переходить на SQL, то очень уж пугаются. Вроде бы пошагово, через Access, кажется проще. Тоже, мол, что-то "инженерно-офисное". Потом и в ограничения Access упрутся, но потом.
>All
Учет выданной и хранящейся, пусть бумажной, документации очень важен для организации любого уровня и размера. Плохой учет может очень затормозить всю работу. Поэтому решение должно быть надежным и масштабируемым. Нечто типа Excel здесь не подойдет (при всей моей любви к Excel как расчетной системе).
Поэтому лучше всего - "настоящая" СУБД. Бояться SQL-серверов не надо. Пользователь может никогда и не узнать, что он вообще работает. Все проверено годами эксплуатации в самых разных условиях. Конечно, иногда программисты тоже с ума сходят - для маленькой базы какого-нибудь проката предлагают Oracle LT - всего-то 350 МБ.
Firebird здесь идеал. Маленький, надежный и бесплатный.
>Alexey
Вы про UniCAT всерьез не принимайте. Это - для дома, для семьи. И сделано прекрасно. Познакомьтесь, попробуйте, но имейте ввиду, что нечто подобное внешне может быть сделано гораздо надежней. Переносить в настоящую базу потом будет сложнее, чем сделать сразу.

> Alexey
Это хорошая программа. Как раз пример того, что может сделать молодой программист. Делают-то многие, но выложил Максим. Однако устарела - на отмирающем движке BDE. Мы ей пользовались тоже - для учета книг. Потом переписали на свою.
Приспособить для архивных карточек можно. Но все-таки архив документации дело более сложное. В любом случае будет хорошая иллюстрация работы с СУБД.

Дорогие коллеги! Все ваши рекомендации хороши: и про электронные таблицы, и про Дельфи. Одно вы забыли - комп-то 486! Гонять его под даже Win95 дело муторное. У нас были попытки некоторых смельчаков, но быстро отказались из-за медленного реагирования. Поэтому поставьте на свою 486 MS-DOS (самая последняя версия 6.22), поставьте задачу, т.е напишите ТЗ, понятное программисту, и пусть он разработает релятивистскую СУБД, например на языке Clipper. Он лучше, чем, например FoxPro или FoxBase,  поскольку создается исполняемый модуль (Clipper имеет компиллятор), потому работает быстрее, чем с трансляторами FoxPro, FoxBase и меньше места на диске занимает.