Я собственно не понимаю, что плохого, если обратиться в фирму. Консультации, демонстрации и составление коммерческого предложения обычно бесплатны. Так что максимум, что вы потеряете ? это несколько часов времени. Пилотные проекты, пробные внедрения и временные эксплуатации могут быть как платными, так и бесплатными. Об этом тоже можно договариваться.
Теперь попробую примерно назвать, а что же все-таки понадобится:
Оборудование
1. Компьютеры (мощность, а соответственно и стоимость рассчитывается исходя из сложности решаемых задач)
2. Локальная сеть (если количество компьютеров не велико, то в качестве севера можно использовать одну из рабочих станций)
3. Плоттер (для печати широкоформатных чертежей) и принтер (для печати чертежей небольшого формат, чтобы не "тратить" на это плоттер)
4. Сканер (если планируется использование старых бумажных чертежей). Если старые чертежи используются в небольших количества, например, 2-3 листа в квартал, то дешевле будет сканировать на стороне, чем оплачивать простой сканера (либо подрабатывать на этом самим).
ПО
5. Windows, Office и другие подобные программы
6. Специализированные САПР. Если сотрудникам необходимо обмениваться чертежами, то специализированные САПР должны понимать форматы друг друга.
7. ПО для обработки сканированных чертежей (если планируется использование старых бумажных чертежей)
8. Обучение персонала
Электронный архив
9. Желательно отдельный сервер и хорошая локальная сеть
10. ПО для организации электронного архива
11. Обучение персонала
12. Настройка, установка
На первый взгляд все. Я намеренно не называл ни одного конкретного продукта, потому что это очень затруднительно, не зная более точно ваших задач. И вообще при таком дистанционном общении возникает очень много НО. Проще приехать в специализирующуюся на этом фирму (например, нашу) и решить большую их часть разом.