Окупаемость документооборота

Пока директору будет только слово нарвиться, толку не будет.

По п.п. 1 и 2 (AndreiS (8.04.2003 в 13:13:08) ) расходы будут больше, так как почти каждую бумажку будут еще и печатать по нескольку раз. А проверять пересылку по почте будут бегать "вручную". И еще и письма печатать. Таков горький опыт.

Изменится ситуация только тогда, когда поменяются директора и их команды. И такой опыт есть, но мало.

Сказано не для того, чтобы опорочить системы документооборота. Не в них дело, а в людях. Сейчас многое тормозят специально, потому что "меньше бардака" многим невыгодно. Боятся, что "Дурь каждого будет всем видна", как Петр говорил. А инженеру тоже лучше иметь документацию фактически в своей собственности.

Согласен с AndreiS на 100%.
>ShaggyDoc
Всё, что Вы сказали подходит только к первой недели работы.
Про эффекты. Есть увольнения сотрудников. Происходит это потому, что в большой организации начальство чётко не знает, чем занимается народ.
Что показывает мой опыт внедрения систем документооборота, так это то, что у предприятий (особенно частных) нет чёткой структуры. Наша система (ядро 3 БД: "Отдел кадров", "Документооборот", "Контакты") завязана на структуре управления, т.е. для того, чтобы отправить какой-либо документ по сценарию на визирование, необходимо прописать строгую подчинённость. Выяснить эту иерархию - самое сложное при внедрении.
В последней организации, где мы внедрили систему, через пол-года уволили около четверти народу (всего в ней работало около 1200 чел.). Действительно, при эксплуатации таких систем высвобождается время на непосредственную работу, и затем очень хорошо видно, чем-таки народ занимается.

> ShaggyDoc
Воизбежание этого все переговоры нужно вести с первыми лицами организации (и не в коем случае с местными програмерами, т.к. они постоянно мешают внедрению), если убедил первое лицо, то недовольство или нежелание других лиц не будет иметь уже никакого значения, все всё будут делать в приказном порядке.
У этого подхода есть один недостаток - программа будет затачиваться именно под первых лиц, и для низов могут быть некоторые неудобства в пользовании. Чтобы этого не произошло, нужно чтобы за данным проектом в организации закрепляли заинтересованного в нём человека, а не так, чтобы это назначение было для него добавлением лишних обязанностей. Тогда можно будет досконально изучить работу организации и по возможности учесть все нюансы, т.к. постановка задания на разработку будет идти изнутри. Это конечно же намного лучше, чем я, програмер, буду сам ходить по отделам, возникает сразу куча вопросов типа "А кто ты вообще такой?", или просто "пинают" всякие: поди туда не знаю куда... Футбол начинается, т.к. всем сразу становится некогда, куча работы, ну и т.д. Так что грамотное руководство проектом внутри организации-заказчика необходимо.

У нас ещё экономия от отсутствия необходимости перемещения по городу (предыдущий заказчик) - 3 сервера, репликация через 5 минут - всё же быстрее, чем поездка в одну сторону 40 минут. У того заказчика, что сейчас - 15 филиалов в разных городах. Доп. затраты на трафик, но экономию подсчитать можно.
Ещё в достоинствах: систематизация и каталогизирование информации + разграничение прав доступа (это же БД, вся информация находится в одном файле, который "держит" сервер, т.е. физически удалить его невозможно). Из-за этого - возможность составления различных отчётов.

> ShaggyDoc
Я не "мастер сочинять такие реляции", у нас есть люди, которые делают это на порядок лучше, я просто сказал то, что думаю. В плане абстракционности своих высказываний - есть такое, т.к. я простой программер и делать выводы о доходах и расходах чужого предприятия мне очень затруднительно, да и не моё это дело.
Хотя подсчитать экономическую эффективность хоть и сложно, но можно. В денежном выражении - прямо скажу не знаю, есть эффект по выигранному времени. Прямая экономия - 1,5 час/день на одного человека - под кабинетами/в кабинетах у клерков. Допустим кому-то приехал документ, человек должен за отведенный промежуток времени дать ответ, если нет - система сообщает об этом определённым лицам, дальше идёт внутренний разбор полётов, который нам совершенно не интересен. Следующее - люди привыкают принимать решения не общаясь лично, т.е. исключаются симпатии/антипатии, т.к. отказывать нужно на основании чего-то конкретного (вся информация о движении документов сохраняется, в т.ч. причины отказов), в противном случае - опять разбор полётов. Косвенная экономия в 8-10 раз больше (это все поездки, у кого-то сломалась машина, в результате чего сорвалась встреча, на которой не были подписаны важные документы и проч. проч.).
Эти цифры получены от предпоследного нашего заказчика в результате анализа использования системы в течении года.
А по поводу "выбивать от заказчика подписи на самими сочиненных справках" - что-то подписывать, так эти ребята заказчики делают с ужасным скрипом, особенно промежуточные протоколы сдачи в эксплуатацию.

> Чувствуют,
что "ох, и дурят нашего брата".
Да, так дурят, что не сдают ни одного проекта без доработки по желаниям конкретного заказчика. А объём этих доработок иногда достигает 20%. И это не считается новой версией, для следующего заказчика это будет стоить столько же. Новая версия - это когда введено что-то принципиально новое.
Я до сих пор не понимаю как компании могут продавать продукты без доработок. Да ещё если бы кто-то увидел хоть один глюк (не будем показывать пальцами на конкретные продукты) - вообще никто не купил бы. Сейчас чтобы продать продукт (обдурить по-вашему) нужно выиграть тендер, который устраивают крупные компании среди разработчиков/продавцов ПО (обычно в тендерах участвуют 3-5 компаний). Это если у вас безрыбье или вас кто-то действительно обдурил, - жаль конечно, но это не основание говорить обобщающе. А может вы судите по себе?
Про "устранить потери можно и безо всяких систем". Если так рассуждать, тогда зачем держать бухгалтерию, аналилические отделы, кучу копмов в них? Можно выписать одного старичка-бухгалтера из коммунистического прошлого, который вполне со всем справится.

Я склонен рассматривать документооборот как инструмент. Наиболее близкий аналог -- компьютер.
Какова окупаемость компьютера? Все зависит от места и способа использования. Сколько денег потеряли те, кто закупал первые компьютеры под влиянием одной лишь моды?
Часто предприятие не было готово к их использованию. Не хватало квалифицированного персонала. Не только романтиков-программистов, а именно специалистов в своей области, которые бы могли использовать компьютер как высокоэффективный инструмент.
Сейчас история с документооборотом повторяется. Есть предприятия, фирмы, организации, которые могут заявить, что у них давно есть документооборот и без него они бы уже не прожили. Но это явление не стало массовым не только для средних и малых предприятий, но и для крупных.
Для эффективного документооборота не хватает квалификации. Это, в первую очередь, к сожалению, касается именно руководителей предприятий. Таким образом, внедрение документооборота на большинстве предприятий подразумевает массовое обучение практически всего персонала. Чему и как учить -- вопрос уже другой, но учиться им придется. Иначе эффекта не будет.

> Если
так рассуждать, тогда зачем держать бухгалтерию, аналилические отделы, кучу копмов в них? Можно выписать одного старичка-бухгалтера из коммунистического прошлого, который вполне со всем справится.

А многие, кому "аналилические отделы, кучу копмов в них" нужны не для того, чтобы пыль в глаза пускать, так и делают.

И бизнес идет успешно. То же и с кондиционерами.

Если при компьютеризации бухгалтерии конечный результат тот же, но дороже, то особого смысла нет. Другое дело, если на крупном предприятии число счетных работников резко уменьшается. На огромном заводе нужна "электронная проходная", и дает эффект, а на маленьких - бессмысленна, так как только добавляется квалифицированная обслуга.

Я ведь не против документооборота (сам внедряю), другое дело, что доказательства его необходимости должны быть более весомые. Приведу несколько примеров из своей жизни:

1. Пожар на заводском складе. Горит какая-то химия, какая - никто не знает. Можно ли водой тушить и т.п. Но, главное, начинает образовываться облако, которое пойдет на "зону" строгого режима. Попробуйте за час вывезти несколько тысяч зэков, им не скажешь, как жителям: "Разбегайтесь".
Но, в результате использования СИСТЕМЫ, выясняется, и ЧТО горит, и прогноз распространения, и прочее. Никого не вывозят, облако рассеивается, где предсказано. Реальный экономический эффект, подтвердивший, что только этот случай все окупил, налицо и подсчитан.

2. "Неизвестно откуда" микрорайон заливает вода. Предположение, что остались старые неучтеныые сети (раньше здесь был завод). Но архивов нет, хоть все перекапывай, а это деньги. И только в электронных архивах СИСТЕМЫ у нас имеется план коммуникаций 1959 года, по которому находим нужное место. План попал туда не в 1959 году, а в 1994, когда мы его занесли, вытащив из документов сдававшихся в макулатуру. Тоже эффект в рублях подсчитан.

3. Предприятие избавляется от 250000 руб в год налогов, которые с него берутся неправильно. Ошибка найдена благодаря СИСТЕМЕ.

Вот такие примеры надо приводить, а не общие правильные рассуждения о пользе прогресса.

> ShaggyDoc
По вашему тексту ясно, что эффективность внедрения документооборота можно определить только по наличию на предприятии критических ситуаций или ЧП. Можно сделать вывод, что если их нет, то документооборот не нужен, а если предприятие не предполагает их (не планирует), т.е. нормально организовывает работу (ваша фраза, цитирую: "то есть устранить такие потери можно и без всяких систем. Только за счет обычной нормальной организации труда") - необходимости внедрения документооборота не возникнет.
Если кто-то и остался ещё, кто так думает, с одной стороны их жаль конечно, но с другой - кто ж динозаврам доктор?

> ShaggyDoc
(24.04.2003 в 14:43:59)
По-моему, вы зря "повышаете градус" обсуждения. Вы привели примеры (1, 2) использования ГИС, отличительное свойство которых -- географическая привязка данных. Система документооборота может быть, как интегрирована с ГИС, так и функционировать вообще без нее. Не забывайте, на ГИСах свет клином не сошелся.

Я понимаю, что вы имеете громадный опыт работы с ГИС, но тема обсуждения несколько шире.

Последний пример скорее относится к бухгалтерскому учету, который тоже может быть интегрирован (или нет) с системой документооборота.

И последнее... По-моему, не стоит переводить обсуждение темы в сторону выяснения "Чья система круче?" или "У кого опыта больше?", тем более, в политическую плоскость.