> 1.
"База данных чертежа" - это они (Autodesk) круто назвали, и поэтому все подобные вопросы решают с помощью документоориентированных или реляционных БД. Чтобы хоть как-то приблизить dwg к "БД" - здесь, на форуме предлагают даже стандартизировать некоторые разделы окна Props.
> 2. Какие функции должна выполнять система документооборота.
Вообще "Документооборот" - это забугорное название (у нас в СССР'е было "Деловодство") и используется из-за того что оно лучше отражает назначение, т.е. какое-то обращение/движение документов. Многие путают понятия "Документооборот" и "Электронный архив". Есть даже европейский стандарт документооборота, затерялся правда где-то. В инете нужно покопаться.
Увидел у Вас фразу "готовим схемы движения документов (IDEF0, DFD)" - скорее всего это документооборот будет. 
Ф.- ции эл. архива: накопление документов в какой-то структуре и коллективный доступ, разграничивающийся файловой системой.
Ф.- ции документооборота: используя электронный архив производить
I. Сверху вниз по управляющей иерархии:
- постановку заданий исполнителям, возможно нескольким сразу;
- контроль исполнения поручений по выполнению и по срокам, опционально с подтверждением каким-либо лицом факта и качества выполнения работ.
II. Снизу вверх:
- Контроли: ознакомление, согласование, визирование документов руководством.
Общее:
- программное динамическое разграничение доступа (документы видят только определённые лица/группы лиц). Также и элементы дизайна, например некоторые кнопки на данной фазе контроля должен видеть только я, после нажатия на какую-либо из них - уже другая фаза контроля, кнопки видите только Вы, и т.д. (в теме "База знаний, электронный архив, менеджмент" слегка поговорили об этом)
- возможность параллельного контроля, т.е. допустим 5-ти исполнителям документ поставлен на исполнение, а кто-то, имеющий доступ к документу, отослал его на ознакомление или согласование.
- мониторинг контроля и в зависимости от него - маршрутизация документа (сценарий), т.е. от значения какого-то поля документ например "уезжает" в другой отдел (полей, по которым производится анализ маршрута, может быть несколько, следовательно в настройках должна быть возможность динамического выбора параметров).
- Инициирование/Завершение контроля других документов по каким-либо условиям в текущем документе (анализ полей либо анализ нажатия кнопок).
- Внутренняя почта (у вас она как раз есть) - Рассылка оповещений о поставленном на контроль документе/снятом с контроля со ссылками на документ. Возможность перенести оповещение на любое время (чтобы ещё раз напомнило о необх. что-то сделать).
- Делегирование полномочий - передача своих функций какому-то лицу, например когда уезжаете в коммандировку. Отражение этого на маршрутизации документов.
Прочее
- Фоновые процессы (запуск программ-агентов), т.е. допустим ежедневно в 11:00 происходит совещание начальников отделов. В 10:30 автоматически запускается агент, который делает сводку на данный момент выполненных работ (заданий) по всем проектам, рассылает эти сводки закреплённым за проектом начальникам. Исходя из этого можно в процентном отношении судить о фазе выполнения работ.
- Автоматическое или ручное (инициатором) снятие документов с контроля на любой фазе.
- отчёт "Состояние дел", т.е. в любой момент пользователь может узнать сколько и какие он контролирует поручения, также сколько ему поставили на контроль.
- статистика (учёт количества неисполненных поручений за определённый период)
- Наличие ЭЦП (в теме "ОБСУЖДЕНИЕ: Подписи на Подлиннике" есть "немного")
Вот в принципе основное по документообороту. Что нужно конкретно для машиностроительного предприятия - решать Вам. Тут есть один интересный момент, - чем бюрократичнее предприятие, тем больше людей желает увидеть себя в списке утверждающих что-то, поэтому всё нужно делать по минимуму, - быстрее работать будет, да и програмерам легче.
