Что такое электронный архив?

То, что Вы описали - это тоже электронный архив, только примитивный. Вся безопасность, в т.ч. и доступы к отдельным проектам/частям проектов основана на файловой системе, т.е. как кому-то удалось выложить файлы на сервере, так же легко при желании их можно убить. В большом предприятии так работать нельзя, т.к. каждый чертёж - он не ваш, я собственность предприятия.
Поэтому нормальный электронный архив - это 1 файл базы данных, в котором лежат другие файлы: чертежи и т.п.), как клиент-серверной системы (не операционной системы, а свой для опред. БД сервер. В результате физического доступа к данным (файлу БД) нет ни у кого, кроме администраторов (опять таки не операционной системы, а БД), т.е. файл невозможно ни скопировать, ни удалить.
Внутри БД есть система прав и доступов, которая обеспечивает то, что каждый пользователь будет видеть в БД только нужные им для работы документы, т.е. к которым у них есть доступ. Доступ к документам раздаётся динамически.
Вот это и есть та "фишка" + накопление документального материала в одном месте, нормальная его каталогизация, а также статистика.

gggbjyffn hyh